De acuerdo a lo establecido en el Acuerdo Ministerial No. 131, emitido por el Ministerio de Ambiente, el 11 de agosto de 2010, mediante el cual se decretó la política “cero papeles”, el Instituto Ecuatoriano de la Propiedad Intelectual (IEPI) contrató el desarrollo de una herramienta informática que permite tramitar las solicitudes de servicios por internet, disminuyendo de esta manera la cantidad de papel utilizado en los trámites.

El proyecto, denominado Patrimonio documental del IEPI, consta de dos fases, según explica Yanina Zurita, de apoyo técnico del departamento de desarrollo tecnológico del IEPI: la primera, consiste en digitalizar todo el expediente documental físico que el IEPI posee hasta el momento, y la segunda, está enfocada a automatizar los procesos de la institución de manera que estos, además de dinamizar y agilizar los diferentes trámites, contribuyan a la generación de archivos digitales. “Si ya digitalizamos todos los documentos físicos, tenemos que, como Instituto, dejar de generar físicos y generar solo documentos digitales”.

Luego de varios meses de trabajo, el sistema de solicitudes en línea del IEPI finalmente se consolidó y entró en vigencia a partir del pasado 02 de mayo, fecha a partir de la cual la institución no recepta solicitudes físicas, de manera que todos los usuarios están obligados a utilizar la herramienta on-line.

La Ing. Ángela Vargas, directora general de Gestión Institucional del IEPI,explica que los trámites y solicitudes ingresadas hasta el miércoles 30 de abril continuarán el proceso anterior.“Desde el 02 de mayo, en adelante viene la parte de solicitudes solamente en línea, no se va a receptar documentación. Pero, en las ventanillas existen documentos que vinieron hasta el 30 de abril, a esos documentos se les dará continuidad para que sigan ingresando documentación física […]”.

¿Cómo funciona?

Catherine Infantes, experta principal en desarrollo tecnológico del IEPI, explica cómo funciona el nuevo sistema. “Podemos acceder directamente desde el URL www.propiedadintelectual.gob.ec, una vez ingresado a la página de inicio del IEPI, en el menú principal debe escogerse la opción de “programas y servicios”, dentro de este nuevo menú, tenemos servicios en línea tales como: casilleros virtuales, mi casillero, solicitudes en línea, pago en línea, gaceta de propiedad intelectual y procesos de búsqueda […]”

IEPI on-line paso a paso

El ejemplo que se presenta a continuación corresponde a un trámite de registro de un signo distintivo, que es uno de los más comunes en el IEPI. Sin embargo, el sistema on-line proporciona todas las opciones de trámites que la institución brinda al público.

1. Para iniciar el proceso es necesario ingresar a la opción de “solicitudes en línea”, luego se abre la opción para crear un “casillero virtual”. Al abrirlo, se desplegará un pequeño formulario para crear un casillero.

2. Una vez que se tiene creada la cuenta de casillero virtual, debe ingresarse con el nombre de usuario y contraseña registrados en el paso anterior.

Imágenes cortesía del departamento de Desarrollo Tecnológico del IEPI

3.Entonces, se puede iniciar el proceso de solicitud en línea. A continuación se desplegará un menú con varias opciones. Para el este ejemplo, elegimos “registro”.

4. Al dar clic sobre la opción registro se desplegará un mini menú con los tipos de registros que pueden solicitarse, como por ejemplo, signos distintivos, patentes, obtenciones vegetales, derechos de autor, etc.

Imágenes cortesía del departamento de Desarrollo Tecnológico del IEPI

5. Para registrar un signo distintivo se abrirá un formato único de signos distintivos, el usuario deberá llenarlo casilla por casilla, completando los datos e información solicitados. El formulario permite guardar la información ingresada para completarla después o modificarla, en caso de existan errores. Cuenta también con le opción de “vista previa” para visualizar el formulario completo antes de enviarlo al IEPI. En la última casilla (Anexos) el sistema solicitará adjuntar una copia escaneada de la cédula de identidad del solicitante.

Imágenes cortesía del departamento de Desarrollo Tecnológico del IEPI

6. Una vez revisado y guardado el formulario, la información se almacenará en el casillero virtual, desde donde el usuario podrá consultar el estado de sus solicitudes, tal como se observa en el siguiente recuadro.

Imágenes cortesía del departamento de Desarrollo Tecnológico del IEPI

7. Una vez revisado y guardado, el formulario se visualizará en formato PDF y se generará un comprobante de pago que el usuario deberá imprimir para cancelar el valor correspondiente en el Banco del Pacífico, que es la entidad recaudadora del IEPI.

Imagen cortesía del departamento de Desarrollo Tecnológico del IEPI

8. Finalmente, el usuario deberá escanear el comprobante de pago emitido por el Banco del Pacífico y cargarlo en el sistema del IEPI. Para hacerlo, deberán ingresar en la opción “iniciar proceso”, registrar el número de comprobante y cargarlo. Quienes trabajen con un representante legal o un apoderado, deberán registrar la información de su representante o apoderado, según lo solicita el formulario correspondiente.

9. En cuanto la solicitud sea ingresada, se enviará automáticamente al IEPI e iniciará el trámite correspondiente.

Es importante indicar que toda información u observación de parte del IEPI será notificada al usuario a través de su casillero virtual. Y,  en caso de que los usuarios tengan dudas respecto a lo que necesitan o quieren registrar, podrán acercarse personalmente a las ventanillas de atención al usuario, donde personal capacitado podrá informarlo y guiarlo en el proceso a seguir.

Se tiene previsto un periodo de aproximadamente seis meses para la implantación completa de la herramienta, misma que incluye también la digitalización de todos los archivos históricos que posee el IEPI. Los usuarios que requieran información adicional sobre el nuevo proceso pueden comunicarse al número telefónico 3940040, línea habilitada para consultas directas.

Link para escuchar esta nota:
https://soundcloud.com/iepi_ecuador/reportaje-iepi-cero-papeles